Akonto- und Teilrechnungen im Bau: wann und wie

Akonto- und Teilrechnungen im Bau: wann und wie

Bei grösseren oder länger laufenden Aufträgen müssen Sie nicht bis zum Schluss auf Ihr Geld warten. Mit Teil- oder Akontorechnungen nach Baufortschritt sichern Sie Ihre Liquidität. Die Schlussrechnung verrechnet die geleisteten Akontozahlungen und weist den Restbetrag aus.

Was ist eine Akonto- bzw. Teilrechnung?

Eine Akonto- oder Teilrechnung ist eine Zahlung auf eine noch nicht vollständig erbrachte Leistung. Statt den gesamten Auftrag erst am Ende in Rechnung zu stellen, rechnen Sie ihn in mehreren Schritten ab – meist nach Baufortschritt gestaffelt. So fliesst Geld, während die Arbeit noch läuft, und nicht erst Wochen oder Monate nach dem letzten Handgriff.

Am Ende steht die Schlussrechnung. Sie stellt die gesamte erbrachte Leistung dar und zieht die bereits bezahlten Akontozahlungen wieder ab. Übrig bleibt der offene Restbetrag, den der Kunde noch begleicht. Akonto- und Teilrechnungen sind also keine zusätzlichen Kosten für den Kunden, sondern eine zeitlich gestaffelte Abrechnung derselben Leistung.

Im Sprachgebrauch werden die Begriffe oft synonym verwendet. Genau genommen ist eine Akontozahlung eine Vorauszahlung auf den zu erwartenden Aufwand, während eine Teilrechnung eine bereits abgeschlossene Etappe abrechnet. Für die Praxis ist entscheidend, dass beide Formen dasselbe Ziel verfolgen: Geld früher hereinzuholen, statt den ganzen Auftrag vorzufinanzieren.

Warum sich Teilrechnungen lohnen

Der grösste Vorteil ist Ihre Liquidität. Ohne Teilrechnungen finanzieren Sie einen Auftrag unter Umständen monatelang mit Ihrem eigenen Geld vor – Sie kaufen Material ein, bezahlen Löhne und Subunternehmer, sehen aber erst nach der Schlussrechnung Geld. Gerade bei material-intensiven oder langen Aufträgen bindet das viel Kapital, das Ihnen an anderer Stelle fehlt.

Mit gestaffelten Teilzahlungen bleibt Ihr Cashflow stabil. Sie decken laufende Kosten aus dem Auftrag selbst, statt Ihr Kontokorrent oder Ihre Reserven zu strapazieren. Das senkt zugleich Ihr Ausfallrisiko: Zahlt ein Kunde spät oder gar nicht, bleibt der offene Betrag kleiner, weil ein Teil der Leistung bereits beglichen ist. Sie stoppen die Arbeiten, bevor der Schaden gross wird.

Ein Sonderfall ist die erste Zahlung gleich zu Beginn, oft als Anzahlung bezeichnet. Sie deckt teure Materialbestellungen oder Subunternehmer-Vorschüsse ab, bevor Sie selbst in Vorleistung gehen. Gerade wenn Sie Material speziell für einen Auftrag einkaufen müssen, ist eine Anzahlung ein faires und übliches Vorgehen.

Auch für den Kunden hat das Vorteile. Statt einer einzigen grossen Schlussrechnung verteilt sich die Zahlung über die Bauzeit. Das ist für beide Seiten planbarer und schafft Vertrauen, weil jede Etappe sichtbar und nachvollziehbar abgerechnet wird. Wer sauber in Etappen fakturiert, wirkt professionell und organisiert.

Den Zahlungsplan sauber vereinbaren

Damit Teilrechnungen reibungslos funktionieren, gehört der Zahlungsplan schriftlich in die Offerte oder den Vertrag. Halten Sie fest, nach welchen Etappen welche Teilzahlung fällig wird – zum Beispiel ein Teilbetrag nach dem Rohbau, ein weiterer nach dem Ausbau und der Rest nach der Abnahme.

Je konkreter die Etappen, desto weniger Diskussionen später. Statt «50 Prozent bei Baubeginn» ist «Teilzahlung nach abgeschlossenem Rohbau» klarer, weil der Auslöser eindeutig ist. Definieren Sie zu jeder Etappe drei Dinge: den Betrag oder Prozentsatz, den auslösenden Meilenstein und die Zahlungsfrist. So weiss jede Seite genau, wann welche Summe fällig ist.

Wie viele Etappen sinnvoll sind, hängt vom Auftrag ab. Bei einem kurzen Auftrag genügen oft eine Anzahlung und die Schlussrechnung, bei einem grossen Projekt können mehrere Teilrechnungen sinnvoll sein. Orientieren Sie die Etappen an echten Meilensteinen, die für den Kunden nachvollziehbar sind – so bleibt der Plan fair und verständlich.

Legen Sie den Zahlungsplan von Anfang an offen, weiss der Kunde, was auf ihn zukommt, und akzeptiert die einzelnen Rechnungen ohne Rückfragen. Ein sauber vereinbarter Plan ist Ihre beste Absicherung gegen Zahlungsverzug und spätere Streitigkeiten über den Umfang. Nummerieren Sie Ihre Teilrechnungen zudem fortlaufend und bezeichnen Sie sie klar als Teil- oder Akontorechnung, damit später alles eindeutig zuzuordnen ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Nehmen wir einen Umbau über 60'000 Franken, der sich über mehrere Monate zieht. Ein möglicher Zahlungsplan sieht so aus: eine erste Akontozahlung von 20'000 Franken bei Auftragsbestätigung und Materialbeschaffung, eine zweite Teilrechnung von 20'000 Franken nach abgeschlossenem Rohbau und die Schlussrechnung nach der Abnahme.

Auf der Schlussrechnung erscheinen dann die vollen 60'000 Franken für die gesamte Leistung, davon werden die zwei bezahlten Akontozahlungen von zusammen 40'000 Franken abgezogen, und der Kunde begleicht die restlichen 20'000 Franken. Die genauen Beträge und Etappen richten sich immer nach dem Auftrag – entscheidend ist, dass sie vorab vereinbart und auf den Rechnungen sauber ausgewiesen sind.

Zu jeder Teilrechnung gehört eine klare Zahlungsfrist, damit die Etappenzahlung nicht liegen bleibt. Bleibt eine Teilzahlung aus, sehen Sie das früh und können reagieren, bevor Sie weiter in Vorleistung gehen. Genau darin liegt der praktische Wert eines gestaffelten Plans: Sie behalten in jeder Phase die Kontrolle über offene Beträge.

MWST auf Akontozahlungen

Auch auf Teil- und Akontorechnungen weisen Sie die Mehrwertsteuer aus – nicht erst auf der Schlussrechnung. Die Steuer wird bei Rechnungsstellung beziehungsweise bei Vereinnahmung der Zahlung fällig, je nachdem, ob Sie nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten abrechnen.

Praktisch heisst das: Jede Teilrechnung enthält den MWST-Satz und den Steuerbetrag auf den jeweiligen Teilbetrag. In der Schlussrechnung wird die gesamte Leistung inklusive MWST dargestellt und die bereits fakturierte beziehungsweise bezahlte Steuer der Akontozahlungen verrechnet. So zahlen Sie die MWST weder doppelt noch zu spät, und die Abrechnung mit der Steuerverwaltung bleibt sauber. Details zu Sätzen und Methoden finden Sie im Beitrag zur MWST im Handwerk.

Schlussrechnung: alles zusammenführen

Die Schlussrechnung bringt am Ende alles zusammen. Sie listet die gesamte erbrachte Leistung auf, zieht die bereits bezahlten Akontozahlungen ab und weist den offenen Restbetrag aus. So sieht der Kunde transparent, was insgesamt geleistet, was bereits bezahlt und was noch offen ist.

Wichtig ist, dass die Akontozahlungen eindeutig zugeordnet sind – am besten mit Datum und Rechnungsnummer der jeweiligen Teilrechnung. Wer Teil- und Schlussrechnungen direkt aus einem System erstellt, hat diese Zuordnung automatisch und vermeidet Rechenfehler. Mit Rechnungen erstellen Sie QR-Rechnungen inklusive Akonto-Verrechnung, und das Mahnwesen behält offene Beträge im Blick, falls eine Zahlung doch einmal ausbleibt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Akonto- und Teilrechnung?

Eine Akontozahlung ist eine Vorauszahlung auf den zu erwartenden Aufwand, eine Teilrechnung rechnet eine bereits abgeschlossene Etappe ab. Im Alltag werden die Begriffe oft synonym verwendet – beide holen Geld vor der Schlussrechnung herein.

Wann sollte ich Teilrechnungen stellen?

Vor allem bei grösseren oder länger laufenden Aufträgen, sinnvollerweise nach Baufortschritt. So finanzieren Sie den Auftrag nicht monatelang aus der eigenen Tasche vor und halten Ihren Cashflow stabil.

Muss ich MWST auf Akontozahlungen abrechnen?

Ja. Auch Teil- und Akontorechnungen weisen die MWST aus; die Steuer wird bei Rechnungsstellung beziehungsweise Vereinnahmung fällig.

Wie verrechne ich Akontozahlungen in der Schlussrechnung?

Die Schlussrechnung zeigt die Gesamtleistung und zieht die bereits bezahlten Akontozahlungen ab. Übrig bleibt der offene Restbetrag, den der Kunde noch begleicht.

Fazit

Teil- und Akontorechnungen sind das einfachste Mittel, um bei grösseren Aufträgen liquide zu bleiben. Vereinbaren Sie den Zahlungsplan von Anfang an schriftlich, weisen Sie auf jeder Teilrechnung die MWST aus und führen Sie am Schluss alles in einer sauberen Schlussrechnung zusammen. Wer Teil- und Schlussrechnungen direkt aus einem System erstellt, spart sich Rechenarbeit und Fehler – mehr dazu bei Rechnungen und im Mahnwesen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Massgebend sind Ihre vertraglichen Vereinbarungen sowie die aktuellen Vorgaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Klären Sie Ihren konkreten Fall im Zweifel mit einer Fachperson.

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