Funktion

Buchhaltung & Mahnwesen für Handwerker – Zahlungen im Griff statt Excel-Liste

Debitoren und Kreditoren in einer Liste, Mahnungen in drei Stufen per E-Mail – und neu: Der Kontoauszug Ihrer Bank gleicht Zahlungen automatisch mit den offenen Rechnungen ab.

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Definition

Was ist die Buchhaltung in Werkli?

Die Buchhaltung in Werkli führt Debitoren und Kreditoren als offene Posten, berechnet Restbeträge und Status automatisch und mahnt in drei Stufen per E-Mail: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung. Mit dem Bankabgleich lesen Sie den Kontoauszug (camt.053/054) ein – Zahlungen werden den offenen Rechnungen automatisch zugeordnet. Eine doppelte Finanzbuchhaltung ersetzt Werkli nicht.

Das macht Werkli für Sie

Debitoren und Kreditoren als offene Posten in einer Liste

Überfällig-Automatik: fällige Rechnungen werden nach 3 Tagen Karenz markiert

Mahnungen in drei Stufen, per E-Mail direkt aus Werkli

Bankabgleich: Zahlungseingang abhaken statt abtippen

Offene Posten: Debitoren und Kreditoren in einer Liste

Sobald Sie eine Rechnung stellen, legt Werkli automatisch einen offenen Posten an. Zahlungseinträge reduzieren den Restbetrag, der Status wird laufend neu berechnet – offen, teilbezahlt, bezahlt oder überfällig. Auch Ihre Lieferantenrechnungen erfassen Sie als Kreditoren in derselben Liste: So sehen Sie jederzeit, wer Ihnen wie viel schuldet und was Sie selbst noch zahlen müssen.

Offene Posten werden automatisch aus Rechnungen angelegt
Zahlungseinträge mit automatischer Restbetrags- und Statusberechnung
Debitoren und Kreditoren in einer gemeinsamen Übersicht
Überfällig-Automatik: Fälligkeit plus 3 Tage Karenz

Mahnwesen in drei Stufen – per E-Mail direkt aus Werkli

Bleibt eine Zahlung aus, mahnen Sie in drei Stufen: freundliche Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung. Jede Stufe versenden Sie per E-Mail direkt aus Werkli – ohne Word-Vorlage, ohne Briefpost. Die Mahnhistorie zeigt pro Rechnung, wer wann welche Stufe erhalten hat.

Drei Stufen: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung
Versand per E-Mail direkt aus Werkli
Mahnhistorie pro Rechnung
Überfällige Rechnungen werden automatisch markiert

Neu: Bankabgleich – Zahlungseingang abhaken statt abtippen

Hinterlegen Sie Ihre Bankkonten – die IBAN wird verschlüsselt gespeichert. Danach laden Sie den elektronischen Kontoauszug Ihrer Bank (camt.053 oder camt.054) in Werkli hoch. Das Smart-Matching ordnet die Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zu: über die QR-Referenz, den Betrag und den Kundennamen. Sie prüfen die Vorschläge und bestätigen – fertig ist der Zahlungsabgleich.

camt.053/054-Import nach Swiss Payment Standards
Smart-Matching über QR-Referenz, Betrag und Kundenname
Vorschlags-Dialog: Zuordnung prüfen und bestätigen
Bankkonten mit verschlüsselt gespeicherter IBAN

Auswertung & Treuhänder: saubere Unterlagen ohne Sammelaktion

Die Jahresübersicht zeigt KPI-Karten und Trends zu Ihren Zahlen, im Gemeinkosten-Editor pflegen Sie die Basis für die Nachkalkulation. Für den Abschluss erstellt der Export-Wizard nach Zeitraum und Status ein ZIP mit allen Rechnungs-PDFs – und Ihr Treuhänder erhält auf Wunsch jede Rechnung automatisch als BCC-Kopie.

Jahresübersicht mit KPI-Karten und Trends
Gemeinkosten-Editor als Basis der Nachkalkulation
Export-Wizard: Zeitraum und Status wählen, ZIP mit allen Rechnungs-PDFs erhalten
BCC-Kopie an den Treuhänder, Eingangsrechnungen per E-Mail weiterleiten

Mehr zu Belegen & Treuhänder

Das kann die Werkli-Buchhaltung

Offene Posten

Debitoren und Kreditoren in einer Liste – Restbetrag und Status automatisch berechnet.

Überfällig-Automatik

Nach Fälligkeit plus 3 Tagen Karenz gilt eine Rechnung automatisch als überfällig.

Mahnwesen in 3 Stufen

Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung – per E-Mail versendet, mit Mahnhistorie.

Smart-Matching

Bankzahlungen werden offenen Rechnungen automatisch zugeordnet – via QR-Referenz, Betrag und Name.

Auswertung

Jahresübersicht mit KPI-Karten, Trends und Gemeinkosten-Editor für die Nachkalkulation.

Treuhänder-Export

ZIP mit allen Rechnungs-PDFs nach Zeitraum und Status – plus BCC-Kopie an den Treuhänder.

In 4 Schritten von der Rechnung zum bezahlten Auftrag

Rechnung stellen

Mit der QR-Rechnung legt Werkli automatisch den offenen Posten an.
Kontoauszug importieren

camt.053/054-Datei der Bank hochladen – das Smart-Matching ordnet Zahlungen automatisch zu.
Überfällige mahnen

Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung per E-Mail versenden – die Mahnhistorie protokolliert jede Stufe.
Auswerten und exportieren

Jahresübersicht prüfen und dem Treuhänder das ZIP mit allen Rechnungs-PDFs liefern.

Wie funktioniert Buchhaltung & Mahnwesen in Werkli?

Im Video: Ausgangsrechnungen verwalten – offene Posten im Blick – Zahlungserinnerung und Mahnungen verschicken – Teilzahlungen erfassen – Export an den Treuhänder.

Schluss mit der Excel-Liste offener Rechnungen

Das kennen Sie

Sie führen offene Rechnungen in Excel, tippen Zahlungseingänge vom E-Banking ab und merken erst spät, dass eine Rechnung überfällig ist. Am Monatsende suchen Sie Belege für den Treuhänder zusammen.

So löst Werkli das

Werkli legt offene Posten automatisch an, markiert Überfälliges und macht jede Mahnstufe per E-Mail versandbereit. Der Bankabgleich ordnet Zahlungen automatisch zu – und der Export-Wizard liefert dem Treuhänder alle Rechnungs-PDFs als ZIP.

Die Buchhaltung baut auf den QR-Rechnungen, die Sie in Werkli erstellen, auf. Lieferantenbelege fotografieren Sie mit dem Handy und leiten Eingangsrechnungen direkt an den Treuhänder weiter. Ob sich ein Auftrag gelohnt hat, zeigt die Nachkalkulation pro Projekt – und für Ihren Treuhänder gibt es eine eigene Übersicht, wie die Zusammenarbeit mit Werkli funktioniert.

Häufige Fragen zu Mahnwesen & Buchhaltung

Wie mahne ich korrekt in der Schweiz?

Üblich ist ein dreistufiges Vorgehen: zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach die 1. und die 2. Mahnung. In Werkli versenden Sie jede Stufe per E-Mail direkt aus der Software – die Mahnhistorie protokolliert, wer wann welche Stufe erhalten hat.

Erkennt Werkli überfällige Rechnungen automatisch?

Ja. Nach dem Fälligkeitsdatum plus 3 Tagen Karenz markiert Werkli eine Rechnung automatisch als überfällig. Den Versand von Zahlungserinnerung und Mahnungen lösen Sie selbst mit einem Klick aus – so behalten Sie die Kontrolle über jede Kundenbeziehung.

Wie funktioniert der Bankabgleich?

Sie laden den elektronischen Kontoauszug Ihrer Bank (camt.053 oder camt.054) in Werkli hoch. Das Smart-Matching ordnet die Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zu – über die QR-Referenz, den Betrag und den Kundennamen. Sie bestätigen die Vorschläge, statt jeden Zahlungseingang abzutippen.

Kann ich Unterlagen an meinen Treuhänder exportieren?

Ja. Der Export-Wizard erstellt nach Zeitraum und Status ein ZIP mit allen Rechnungs-PDFs. Zusätzlich kann Ihr Treuhänder jede Rechnung automatisch als BCC-Kopie erhalten, und Eingangsrechnungen leiten Sie ihm per E-Mail weiter.

Ersetzt Werkli meinen Treuhänder?

Nein. Werkli ersetzt keine doppelte Buchhaltung und keinen Jahresabschluss. Es liefert Ihrem Treuhänder aber saubere, vollständige Unterlagen – Rechnungs-PDFs als ZIP, BCC-Kopien und weitergeleitete Belege. Das spart ihm und Ihnen Zeit.

Hat Werkli eine Schnittstelle zu bexio oder Abacus?

Nein. Werkli hat keine direkte Schnittstelle zu bexio, Abacus oder anderen Fibu-Programmen. Der Übergabepunkt ist bewusst einfach: ZIP-Export mit allen Rechnungs-PDFs und E-Mail-Weiterleitung – damit arbeitet jeder Treuhänder, unabhängig von seiner Software.

Was ist der Unterschied zwischen dieser Seite und Belege scannen?

Hier geht es um Ihre Ausgangsseite: offene Posten, Mahnwesen, Bankabgleich und Auswertung. Das Fotografieren von Lieferantenbelegen und die KI-Erkennung von Eingangsrechnungen sind eine eigene Funktion – Belege scannen.

Was kostet Werkli?

Werkli gibt es ab CHF 50 pro Monat (Solo). Trupp kostet CHF 80 (1 Büro- + 3 App-Lizenzen), Mannschaft CHF 170 (2 Büro- + 7 App-Lizenzen) – alle Funktionen inklusive. Sie testen 30 Tage gratis, ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.

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