Belege scannen

Beleg abfotografieren – der Rest passiert von selbst

Fotografieren Sie Rechnungen und Belege direkt mit dem Handy, ordnen Sie sie einem Projekt zu und übermitteln Sie alles automatisch an den Treuhänder. So haben Sie jederzeit den finanziellen Überblick über Ihren Betrieb.

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Belege scannen

Wie funktioniert das Beleg-Scannen mit Werkli?

Mit der Belegerfassung fotografieren Sie Lieferantenrechnungen, Quittungen und Spesenbelege unterwegs mit dem Smartphone oder am PC. Die KI liest die wichtigsten Daten aus, Sie ordnen den Beleg dem passenden Projekt und somit der Nachkalkulation zu, und die Belege werden gesammelt und automatisch digital an Ihren Treuhänder übermittelt. Nichts geht mehr im Handschuhfach verloren – und Ihre Kosten pro Baustelle sind immer aktuell.

In vier Schritten vom Papierbeleg zur Buchhaltung

Ein Foto genügt – Werkli erledigt den Rest.

Beleg fotografieren

Rechnung oder Quittung direkt mit dem Handy abfotografieren – im Baumarkt, beim Lieferanten oder im Büro als PDF hochladen.
KI liest die Daten aus

Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, MwSt-Satz, Fälligkeit – sogar IBAN und QR-Referenz werden automatisch erkannt. Nichts abtippen.
Projekt zuordnen

Ordnen Sie den Beleg der passenden Baustelle zu – so stimmen die Kosten pro Projekt.
An Treuhänder senden

Alle Belege werden gesammelt und automatisch digital an Ihren Treuhänder übermittelt.

Das kann die Belegerfassung von Werkli

Mit dem Handy scannen

Beleg abfotografieren – die KI liest Lieferant, Betrag, MwSt und IBAN automatisch aus. Kein Abtippen, kein Papier-Sortieren.

Dem Projekt zuordnen

Jeder Beleg landet auf der richtigen Baustelle – die Materialkosten pro Projekt stimmen.

Automatisch an den Treuhänder

Belege gehen gesammelt und digital an Ihren Treuhänder – ohne Ordner, ohne Postweg.

Offene Posten automatisch

Fälligkeit erkannt, Kreditor erfasst: Der Beleg erscheint in den offenen Posten – oder wird als «bereits bezahlt» markiert.

Alles dabei, unterwegs

Belege erfassen Sie sofort vor Ort – bevor die Rechnung wieder im Stapel verschwindet.

Sauber archiviert

Jeder Beleg ist digital abgelegt und wiederfindbar – Schluss mit der Schuhschachtel-Buchhaltung.

Immer wissen, wie der Betrieb dasteht

Alle Belege fliessen in die Kostenübersicht pro Projekt und gehen gesammelt an Ihren Treuhänder – digital, ohne Postweg.

Kosten pro Baustelle in Echtzeit
Automatische Übermittlung an den Treuhänder
Digital archiviert und wiederfindbar

Der Schuhkarton voller Belege hat ausgedient

Das kennen Sie

Quittungen landen im Handschuhfach, Lieferantenrechnungen im Stapel auf dem Bürotisch. Am Quartalsende beginnt die Sucherei: Welcher Beleg gehört zu welchem Projekt? Was fehlt für den Treuhänder? Und die Kosten pro Baustelle kennt am Ende niemand genau.

So löst Werkli das

Sie fotografieren jeden Beleg sofort und ordnen ihn dem Projekt zu. Werkli sammelt alles digital und übermittelt es automatisch an den Treuhänder. Ihre Buchhaltung ist immer aktuell, die Kosten pro Baustelle transparent – und der Schuhkarton bleibt leer.

Belegerfassung, Buchhaltung und Treuhänder – ein durchgehender Fluss

Sobald ein Beleg erfasst und einem Projekt zugeordnet ist, fliesst er in die Buchhaltung und in die Kostenübersicht des Projekts ein. Zusammen mit den erfassten Stunden ergibt das die Grundlage für eine belastbare Nachkalkulation – Sie sehen pro Baustelle, was reinkommt und was rausgeht.

Für die Zusammenarbeit mit Ihrer Treuhandstelle bedeutet das: keine Belegstapel, kein Nachfragen, kein Postweg. Wie die digitale Übergabe für Treuhänder funktioniert, lesen Sie auf der Seite Werkli für Treuhänder.

Häufige Fragen zum Belege scannen

Wie scanne ich Belege mit Werkli?

Sie fotografieren Rechnungen, Quittungen oder Spesenbelege direkt mit dem Smartphone in der Werkli-App – oder laden im Büro ein PDF hoch. Werkli erfasst die wichtigsten Daten automatisch, Sie ordnen den Beleg einem Projekt zu – fertig. Das Papier brauchen Sie danach nicht mehr im Alltag.

Welche Daten liest die KI aus dem Beleg?

Die KI erkennt Lieferant, MwSt-Nummer, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Brutto- und Nettobetrag, MwSt-Satz sowie IBAN und QR-Referenz. Die Netto-MwSt-Aufteilung wird automatisch berechnet – Sie prüfen nur noch den Vorschlag.

Kann ich Belege einem Projekt zuordnen?

Ja. Jeder Beleg lässt sich direkt beim Scannen der passenden Baustelle oder dem passenden Projekt zuordnen. So sind die Material- und Fremdkosten pro Projekt jederzeit korrekt erfasst – die Grundlage für eine saubere Nachkalkulation.

Werden die Belege automatisch an den Treuhänder übermittelt?

Ja. Die erfassten Belege werden gesammelt und digital per E-Mail an Ihren Treuhänder übermittelt – inklusive Belegbild. Das ersetzt das Sammeln von Papier und den Postweg.

Habe ich damit den finanziellen Überblick über meinen Betrieb?

Ja. Weil Belege, Rechnungen und Stunden laufend erfasst werden, sehen Sie jederzeit, welche Kosten anfallen und wie Ihr Betrieb finanziell dasteht – nicht erst am Quartals- oder Jahresende. Offene Lieferantenrechnungen erscheinen automatisch in den offenen Posten.

Braucht die Belegerfassung Internet?

Ja. Der KI-Beleg-Scan und die Übermittlung an den Treuhänder laufen online. Die Verwaltung der Eingangsrechnungen und der Treuhänder-Versand sind zudem der Büro-Lizenz vorbehalten – so behalten Sie die Kontrolle, wer Belege freigibt.

Muss ich die Papierbelege trotzdem aufbewahren?

Werkli legt Ihre Belege digital und wiederfindbar ab. Ob und wie lange Sie Originale zusätzlich aufbewahren, klären Sie am besten mit Ihrem Treuhänder – die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bleiben von der Software unberührt.

Funktioniert das auch für Spesen und Quittungen?

Ja. Neben Lieferantenrechnungen erfassen Sie auch Spesenbelege und Quittungen. Gerade Kleinbelege, die sonst schnell verloren gehen, sind so direkt vor Ort dokumentiert und dem richtigen Projekt zugeordnet.

Was kostet die Belegerfassung?

Die Belegerfassung ist in jedem Werkli-Abo enthalten: Solo CHF 50, Trupp CHF 80, Mannschaft CHF 170 pro Monat. Alle Funktionen lassen sich 30 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.

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