Mahnung schreiben in der Schweiz: Vorlage, Fristen und die 3 Stufen

Mahnung schreiben in der Schweiz: Vorlage, Fristen und die 3 Stufen

In der Schweiz genügt rechtlich eine einzige Mahnung, um Ihren Kunden in Verzug zu setzen (OR 102) – drei Mahnungen sind kein Gesetz, sondern gängige Praxis. Ab Verzug dürfen Sie 5 % Verzugszins pro Jahr verlangen (OR 104), auch ohne besondere Vereinbarung im Vertrag.

Wann ist ein Kunde in Verzug?

Bevor Sie mahnen, lohnt sich ein Blick auf den rechtlich entscheidenden Begriff: den «Verzug». Erst mit dem Verzug entstehen Ihre zusätzlichen Rechte wie der Verzugszins. Nach OR 102 gerät Ihr Kunde in Verzug, sobald die Forderung fällig ist und Sie ihn mahnen. Die Mahnung ist dabei nichts anderes als die klare Aufforderung, die offene Rechnung jetzt zu bezahlen. Eine einzige Mahnung reicht dafür rechtlich aus – Sie müssen nicht dreimal schreiben, bevor der Verzug eintritt.

Haben Sie einen Verfalltag vereinbart – zum Beispiel den Vermerk «zahlbar bis 30 Tage» oder ein konkretes Datum auf der Rechnung –, tritt der Verzug sogar ohne jede Mahnung automatisch mit Ablauf dieses Datums ein (OR 102 Abs. 2). Ein fixes Zahlungsdatum auf der Rechnung erspart Ihnen im Ernstfall also den Mahnschritt und verschafft Ihnen sofort Anspruch auf Verzugszins.

In der Praxis heisst das: Setzen Sie schon auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum statt einer vagen Formulierung. Das schafft Klarheit für den Kunden und verbessert im Streitfall Ihre Position – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Verzugszins: 5 % nach OR 104

Sobald Ihr Kunde in Verzug ist, dürfen Sie Verzugszins verlangen. Das Gesetz sieht dafür 5 % pro Jahr vor (OR 104 Abs. 1) – und zwar unabhängig davon, ob Sie das je vereinbart haben. Sie müssen den Zins nicht besonders begründen; er läuft ab dem Eintritt des Verzugs auf dem offenen Betrag.

Zur Einordnung: Bei einer offenen Rechnung von 10 000 Franken sind 5 % pro Jahr rund 500 Franken, also etwa 1.37 Franken pro Tag. Bei kleineren Beträgen ist der Zins vor allem ein Signal, dass Sie es ernst meinen – bei grösseren Forderungen summiert er sich spürbar. In beiden Fällen gilt: Sie haben ein gesetzliches Anrecht darauf.

Einen höheren Zinssatz können Sie nur verlangen, wenn er vertraglich vereinbart wurde – etwa in Ihren AGB oder in der Offerte. Ohne eine solche Abrede bleibt es beim gesetzlichen Satz von 5 % pro Jahr.

Mahngebühren – nur mit Vereinbarung

Anders als der Verzugszins sind Mahngebühren nicht automatisch geschuldet. Mahnspesen oder Bearbeitungsgebühren dürfen Sie nur dann verrechnen, wenn dies vertraglich vereinbart ist – zum Beispiel über einen entsprechenden Passus in Ihren AGB oder auf der Offerte.

Fehlt eine solche Vereinbarung, sind pauschale Mahngebühren rechtlich heikel und im Streitfall schwer durchsetzbar. Wer Mahnspesen verrechnen möchte, regelt das darum am besten von Anfang an schriftlich und weist die Kundschaft vor dem Auftrag darauf hin.

Halten Sie die Gebühren zudem massvoll: Eine Mahnspesenpauschale, die in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Aufwand steht, wirkt schnell unseriös und kann im Zweifel ganz gestrichen werden. Der eigentliche Hebel ist ohnehin nicht die Gebühr, sondern der gesetzliche Verzugszins – auf den haben Sie in jedem Fall Anspruch.

Die 3 Stufen in der Praxis

Obwohl rechtlich eine Mahnung genügt, hat sich in der Praxis ein dreistufiges Mahnwesen etabliert. Es hält den Ton lange kulant und dokumentiert zugleich sauber, dass Sie den Kunden mehrfach erinnert haben. Vorgeschrieben ist diese Abstufung aber nicht – Sie könnten nach einer Mahnung direkt betreiben. Die drei Stufen sind vor allem ein Kompromiss zwischen Kundenbeziehung und Konsequenz: Sie geben dem Kunden eine faire Chance, ohne die Forderung aus den Augen zu verlieren.

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Die erste Stufe ist eine freundliche Zahlungserinnerung ohne jede Drohung. Sie gehen davon aus, dass die Rechnung schlicht untergegangen ist, und bitten höflich um baldige Begleichung. Diese Stufe erhält gute Kundenbeziehungen und löst die meisten Fälle bereits.

Stufe 2: Erste Mahnung

Bleibt die Zahlung aus, folgt die eigentliche erste Mahnung mit einem bestimmten neuen Zahlungstermin. Der Ton wird verbindlicher, bleibt aber sachlich und korrekt. Ab hier dürfen Sie den Verzugszins ausdrücklich erwähnen.

Stufe 3: Letzte Mahnung

Die dritte Stufe ist die letzte Mahnung. Hier weisen Sie auf den Verzugszins hin und drohen die Betreibung an, falls der Betrag nicht bis zum genannten Datum eingeht. Zwischen den einzelnen Stufen sind Fristen von je 10 bis 20 Tagen üblich. Reagiert der Kunde auch jetzt nicht, machen Sie ernst und leiten die Betreibung ein – denn eine leere Drohung untergräbt Ihre Glaubwürdigkeit beim nächsten Mal.

Was in eine Mahnung gehört

Eine wirksame Mahnung ist eindeutig und sachlich. Sie nimmt Bezug auf die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, nennt den offenen Betrag sowie die ursprüngliche und die neue Zahlungsfrist. Ergänzen Sie die vollständigen Zahlungsangaben – am besten gleich als QR-Rechnung, damit der Kunde ohne Ausrede und mit einem Scan bezahlen kann.

Ab der zweiten und dritten Stufe weisen Sie zusätzlich auf den Verzugszins und die weiteren Schritte hin. Wichtig bleibt in jedem Schreiben ein sachlicher Ton: Beleidigungen oder überzogene Drohungen schaden Ihnen am Ende mehr, als sie nützen.

Dokumentieren Sie zudem, wann Sie welche Mahnung verschickt haben. Diese lückenlose Spur ist Gold wert, falls es später zur Betreibung kommt und Sie belegen müssen, dass Sie den Kunden korrekt und rechtzeitig in Verzug gesetzt haben.

Automatisch statt manuell mahnen

Das grösste Problem im Mahnwesen ist selten das Recht, sondern die Konsequenz: Im Tagesgeschäft gehen offene Rechnungen schnell vergessen. Gerade in einem Handwerksbetrieb, wo der Fokus auf der Baustelle liegt und die Büroarbeit am Abend erledigt wird, bleibt das Nachfassen oft liegen. Wer den Zahlungsstatus laufend im Blick hat und Erinnerungen sowie Mahnstufen automatisiert, mahnt zuverlässig – genau das übernimmt ein automatisiertes Mahnwesen für Sie, ohne dass ein Betrag durchrutscht.

Wer am Bau tätig ist, sollte parallel eine weitere Frist im Auge behalten: Das Bauhandwerkerpfandrecht sichert Ihre Werklohnforderung direkt am Grundstück – aber nur innert vier Monaten. Diese Frist läuft unabhängig davon, wie oft Sie bereits gemahnt haben.

Häufige Fragen

Muss ich dreimal mahnen, bevor ich betreibe?

Nein. Rechtlich genügt eine einzige Mahnung, und bei einem vereinbarten Verfalltag brauchen Sie gar keine. Die drei Stufen sind reine Praxis und keine gesetzliche Pflicht.

Wie viel Verzugszins darf ich verlangen?

5 % pro Jahr nach OR 104 – auch ohne Vereinbarung. Einen höheren Satz können Sie nur fordern, wenn er vertraglich vereinbart wurde.

Darf ich Mahngebühren verrechnen?

Nur wenn das vertraglich vereinbart ist, etwa in Ihren AGB. Ohne eine solche Abrede sind Mahnspesen rechtlich heikel und schwer durchsetzbar.

Was, wenn auch die letzte Mahnung ignoriert wird?

Dann leiten Sie die Betreibung beim Betreibungsamt ein. Wie das Schritt für Schritt abläuft, lesen Sie im Beitrag Kunde zahlt nicht.

Wie lange soll ich zwischen den Mahnungen warten?

Üblich sind 10 bis 20 Tage je Stufe. Ein gesetzliches Muss gibt es nicht – setzen Sie klare, realistische Fristen und halten Sie diese dann konsequent ein.

Fazit

Mahnen in der Schweiz ist einfacher, als viele denken: Eine Mahnung genügt, um Verzug auszulösen, und 5 % Verzugszins stehen Ihnen von Gesetzes wegen zu. Wichtiger als die Zahl der Mahnungen ist, dass Sie überhaupt konsequent nachfassen. Mit einem sauberen Mahnwesen behalten Sie offene Rechnungen im Griff, bevor daraus ein Zahlungsausfall wird.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall wenden Sie sich an eine Fachperson.

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