Rapport-Vorlage Schweiz: Gratis Word-, Excel- & PDF-Vorlage + Anleitung

Ein Arbeitsrapport dokumentiert, wer wann welche Arbeiten und Materialien auf welcher Baustelle geleistet hat. Hier finden Sie eine kostenlose Rapport-Vorlage für Schweizer Handwerksbetriebe als Word-, Excel- und PDF-Datei – plus eine Anleitung, welche Angaben rechtlich zählen, wie Sie die Vorlage korrekt ausfüllen und wann sich der Umstieg auf eine Rapport-App lohnt.

Gratis-Download: Rapport-Vorlage als Word, Excel & PDF

• Word (.docx): mit eigenem Logo anpassbar, für Rapporte, die im Büro erstellt werden.
• Excel (.xlsx): rechnet Stunden- und Materialsummen automatisch zusammen.
• PDF (druckfertig): für das Klemmbrett auf der Baustelle.

Kein E-Mail-Zwang, keine Registrierung – einfach herunterladen und loslegen.

[Hinweis an Redaktion: Download-Links hier ergänzen, sobald die drei Vorlagen-Dateien (Word/Excel/PDF) als Media hochgeladen sind – Feldstruktur gemäss Tabelle «Die 10 Pflichtangaben». Diesen Hinweis vor der Publikation entfernen.]

Was ist ein Arbeitsrapport – und wozu braucht ihn jeder Handwerksbetrieb?

Ein Arbeitsrapport ist der schriftliche Nachweis der geleisteten Arbeit: Arbeitszeit pro Mitarbeiter, verbrauchtes Material, eingesetzte Maschinen und besondere Vorkommnisse – festgehalten pro Auftrag oder Arbeitstag. Er ist die Grundlage für die Rechnung, das wichtigste Beweismittel bei Streitigkeiten und die Datenbasis für die Nachkalkulation.

Konkret erfüllt der Rapport drei Aufgaben:

1. Abrechnungsgrundlage: Bei Arbeiten, die nach Aufwand verrechnet werden (Regiearbeit), ist der Rapport faktisch die Rechnung in Rohform. Ohne sauberen Rapport fehlen verrechenbare Stunden – und die fehlen am Monatsende auf dem Konto.
2. Absicherung: Kommt es zum Streit über Umfang oder Dauer der Arbeiten, trägt der Unternehmer die Beweislast für seine Forderung. Ein vom Kunden unterschriebener Rapport ist dann Gold wert.
3. Betriebssteuerung: Erst wer weiss, wie viele Stunden eine Baustelle wirklich gekostet hat, kann die nächste Offerte richtig kalkulieren.

Dazu kommt: Das Arbeitsgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren (Art. 46 ArG). Ein vollständig geführter Rapport deckt diese Pflicht gleich mit ab – Sie schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe.

Was gehört in einen Rapport? Die 10 Pflichtangaben

Damit ein Rapport als Abrechnungs- und Beweisdokument taugt, braucht er diese Angaben – genau so ist auch unsere Vorlage aufgebaut:

Position 9 ist die unterschätzteste: Der dokumentierte Zusatzwunsch («Kunde wünscht zusätzlich Steckdose im Reduit») ist später die Grundlage, um den Nachtrag ohne Diskussion durchzusetzen.

Rapport-Vorlage ausfüllen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Kopf vor Arbeitsbeginn ausfüllen: Kunde, Objekt, Datum, Mitarbeiter – das dauert eine Minute und stellt sicher, dass der Rapport nicht abends «aus dem Kopf» rekonstruiert wird.
2. Zeiten laufend erfassen, nicht am Feierabend: Wer um 17 Uhr schätzt, was um 8 Uhr war, verliert systematisch Viertelstunden – fast immer zulasten des Betriebs.
3. Arbeiten so beschreiben, dass ein Dritter sie versteht: «Steigleitung Küche ersetzt, 4 m Kupferrohr 15 mm» statt «Sanitärarbeiten». Im Streitfall liest ein Richter den Rapport – nicht Ihr Polier.
4. Alles festhalten, was vom Auftrag abweicht: Zusatzwünsche, Wartezeiten, angetroffene Mängel – mit einem Foto dazu ist die Dokumentation komplett.
5. Unterschrift vor Ort einholen: Direkt nach getaner Arbeit unterschreibt der Kunde ohne Zögern. Zwei Wochen später mit der Rechnung im Briefkasten sieht das anders aus.

Word, Excel oder PDF – welche Vorlage passt zu Ihrem Betrieb?

Unser Tipp: PDF ausdrucken für die Baustelle, Excel fürs Büro – und sobald mehr als zwei Leute rapportieren, den letzten Abschnitt dieses Artikels lesen.

Welche Rapport-Arten gibt es?

Die Begriffe werden im Alltag gemischt – gemeint sind unterschiedliche Zuschnitte desselben Dokuments:

• Arbeitsrapport: der Standard – ein Rapport pro Einsatz oder Auftrag.
• Tagesrapport: fasst einen Arbeitstag auf einer Baustelle zusammen, auch mit mehreren Mitarbeitern. Üblich auf grösseren Baustellen.
• Wochenrapport: Sammelrapport pro Woche, oft für die interne Zeiterfassung statt für die Kundenabrechnung.
• Regierapport: Rapport für Arbeiten, die nach Aufwand statt Pauschale verrechnet werden. Hier ist die Kundenunterschrift besonders wichtig – wie Sie Regierapporte korrekt erstellen, zeigt unser Leitfaden zum digitalen Regierapport.
• Materialrapport: reiner Materialauszug, meist als Ergänzung bei materialintensiven Aufträgen.

Unsere Vorlage deckt alle Varianten ab: Für den Tagesrapport tragen Sie mehrere Mitarbeiter ein, für den Regierapport nutzen Sie die Spalten für Stundenansatz und Betrag.

Ist ein unterschriebener Rapport rechtlich verbindlich?

Ja. Ein vom Kunden unterschriebener Rapport gilt als starkes Beweismittel dafür, dass die aufgeführten Arbeiten und Materialien geleistet wurden. Bei Regiearbeiten – also Vergütung nach Aufwand gemäss Art. 374 OR – ist er faktisch die Abrechnungsgrundlage. Eine gesetzliche Pflicht, Rapporte zu führen, gibt es nicht; ohne Dokumentation trägt aber der Unternehmer im Streitfall die Beweislast.

Drei Punkte, die Schweizer Betriebe dazu wissen müssen:

• Unterschrift: Nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Der unterschriebene Rapport dokumentiert die Anerkennung der Leistung durch den Kunden. Auch eine digitale Unterschrift auf dem Tablet oder Handy erfüllt diesen Zweck – die Details haben wir im Beitrag zur digitalen Kundenunterschrift zusammengefasst.
• Aufbewahrung: Rapporte sind Belege Ihrer Buchführung und damit 10 Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR) – digital ist das zulässig, solange die Dokumente unverändert lesbar bleiben.
• Detailgrad: Je konkreter die Leistungsbeschreibung, desto höher der Beweiswert. «Diverse Arbeiten, 8 h» hilft vor Gericht niemandem.

Wo die Vorlage an ihre Grenzen stösst

Die Vorlage ist gratis, sofort einsatzbereit und für Einzelunternehmer oft jahrelang ausreichend. Ehrlich gesagt hat sie aber drei eingebaute Schwächen, die mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter teurer werden:

1. Der Weg ins Büro: Der Papierrapport fährt tagelang im Bus mit, bis er auf dem Schreibtisch landet – und die Rechnung wartet so lange mit.
2. Doppelte Arbeit: Was auf der Baustelle von Hand geschrieben wurde, tippt das Büro nochmals ab. Unleserliche Zettel inklusive Rückfragen.
3. Verlorene Positionen: Material und Kleinaufträge, die «man noch nachträgt», werden nie nachgetragen – und nie verrechnet.

Genau dafür gibt es die Rapport-App von Werkli: Der Monteur erfasst Arbeit, Zeit und Material direkt auf der Baustelle am Handy, der Kunde unterschreibt auf dem Display, und der Rapport liegt in derselben Sekunde im Büro – fixfertig, um daraus die Rechnung zu machen. Die Zeiterfassung läuft dabei automatisch mit.

Häufige Fragen zur Rapport-Vorlage

Ist eine Rapport-Vorlage in der Schweiz Pflicht?

Nein, es gibt keine gesetzliche Rapportpflicht. Arbeitgeber müssen aber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden dokumentieren (Art. 46 ArG), und bei Abrechnung nach Aufwand trägt der Unternehmer die Beweislast für die geleisteten Stunden. Ein sauber geführter Rapport erledigt beides.

Wie lange müssen Rapporte aufbewahrt werden?

Als Buchführungsbelege 10 Jahre (Art. 958f OR). Die Aufbewahrung darf digital erfolgen, etwa als Scan oder direkt aus einer Rapport-App, solange die Dokumente unverändert und lesbar bleiben.

Muss der Kunde den Rapport unterschreiben?

Gesetzlich vorgeschrieben ist die Unterschrift nicht. Sie macht den Rapport aber zum anerkannten Leistungsnachweis – bei Regiearbeiten ist sie deshalb Standard. Holen Sie die Unterschrift direkt nach getaner Arbeit ein, nicht erst mit der Rechnung.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsrapport und Regierapport?

Der Arbeitsrapport dokumentiert jeden Einsatz, unabhängig von der Verrechnungsart. Der Regierapport ist ein Arbeitsrapport für Leistungen, die nach Aufwand (Stunden und Material) verrechnet werden – er enthält zusätzlich Stundenansätze und Beträge und wird vom Kunden unterschrieben.

Gilt eine digitale Unterschrift auf dem Rapport?

Ja. Für den Leistungsnachweis auf dem Rapport genügt die auf dem Tablet oder Smartphone geleistete Unterschrift – sie dokumentiert die Anerkennung durch den Kunden gleich wie auf Papier.

Was kostet eine Rapport-App in der Schweiz?

Bei Werkli ist der digitale Rapport in jedem Paket enthalten: «Solo» kostet CHF 50 pro Monat (1 Benutzer), «Trupp» CHF 80 pro Monat (1 Büro- und 3 App-Lizenzen), «Mannschaft» CHF 160 pro Monat. Testen ist 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Werkli ist die Schweizer Handwerker-Software für Offerte, Rapport und QR-Rechnung – Baustelle und Büro in einem System.
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