Wie Handwerker QR-Rechnungen einfach selbst erstellen können
QR-Rechnung erstellen leicht gemacht: Schweizer Handwerksbetriebe stellen gesetzeskonforme Rechnungen direkt aus dem Rapport und Offerten – automatisch, ohne Abtippen.
QR-Rechnung erstellen: Was Handwerkerbetriebe in der Schweiz jetzt wissen müssen
Es ist Freitagabend. Die Woche war voll, drei Baustellen liefen gleichzeitig, zwei Monteure haben ihre Stundenzettel noch nicht abgegeben. Auf dem Schreibtisch liegen fünf offene Rapporte, aus denen noch Rechnungen werden müssen. Und irgendwo in der Word-Vorlage stimmt der QR-Code wieder nicht – der Kunde von letzter Woche hat angerufen, seine Banking-App konnte den Code nicht lesen.
Dieses Szenario ist in Schweizer Handwerksbetrieben Alltag. Dabei wäre es lösbar. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine QR-Rechnung ist, warum das manuelle Erstellen in Word oder Excel strukturell nicht funktioniert – und wie Sie als Handwerksbetrieb eine normkonforme QR-Rechnung erstellen, ohne jeden Auftrag zweimal zu erfassen.
Was ist eine QR-Rechnung – und warum gibt es keine andere Option mehr?
Die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 das einzige gültige Rechnungsformat im Schweizer Zahlungsverkehr. Der rote und orangefarbene Einzahlungsschein ist seither abgeschafft. Jede Rechnung, die einen Zahlteil enthält, muss diesen im normierten QR-Format ausweisen – mit einem Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar enthält.
Was im QR-Code steckt:
- Ihre IBAN (CH-IBAN, 21-stellig)
- Rechnungsbetrag und Währung
- Ihr vollständiger Name und Ihre Adresse
- Name und Adresse des Zahlungspflichtigen
- Optionale Referenznummer und Mitteilung
Ihr Kunde öffnet die Banking-App, scannt den QR-Code – und alle Felder sind automatisch ausgefüllt. Kein Abtippen der IBAN, keine Fehler bei der Referenznummer, keine Rückfragen. Das ist der Kernnutzen der QR-Rechnung für beide Seiten.
Was auf einer QR-Rechnung zwingend stehen muss
Damit die Rechnung dem Standard der SIX Group (Swiss Payment Standards) entspricht und von Banking-Apps korrekt gelesen wird, müssen folgende Felder stimmen:
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Gültige CH-IBAN, 21-stellig, ohne Leerzeichen im Code
- Korrekt dimensionierter und positionierter Swiss QR Code
- Betrag und Währung (CHF oder EUR)
- Name und Adresse des Kunden als Zahlungspflichtiger
Ein häufiger Fehler: Der QR-Code wird aus einem kostenlosen Online-Generator kopiert und als Bild in Word eingefügt. Das Bild wird beim Ausdruck leicht verzerrt oder zu klein – und der Code wird von der Banking-App nicht mehr gelesen. Das merken Sie erst, wenn der Kunde anruft.
Wo Handwerkerbetriebe beim QR-Rechnung erstellen täglich Zeit verlieren
«Ich tippe dieselben Positionen zweimal ein»
Der Monteur hat auf der Baustelle einen Rapport ausgefüllt – auf Papier oder im besten Fall digital. Im Büro werden dieselben Positionen ein zweites Mal in die Word-Vorlage übertragen: Stunden, Material, Geräte. Zwei Erfassungsschritte für denselben Auftrag. Wer drei Rechnungen pro Woche stellt, verliert dafür locker eine Stunde. Wer zehn stellt, eine halbe Arbeitsstelle.
Dazu kommt das Risiko: Eine Position vergessen, eine Menge falsch übertragen, ein Einheitspreis nicht aktualisiert. Die Rechnung stimmt nicht, der Kunde reklamiert, der Betrieb verliert Geld.
«Der Stundenzettel liegt noch im Lieferwagen»
Montag, Bürotag. Sie wollen die Rechnungen der letzten Woche rausgeben. Zwei Stundenzettel fehlen noch – einer liegt im Lieferwagen von Hansueli, einer steckt irgendwo im Notizblock von Marco. Sie schreiben eine WhatsApp. Hansueli antwortet am Nachmittag, Marco erst am Dienstag. Die Rechnungen gehen am Mittwoch raus. Zahlfrist 30 Tage – Sie sehen das Geld frühestens in fünf Wochen.
Das ist kein Einzelfall. Verzögerte Rechnungsstellung ist in vielen Betrieben das grösste Cash-Flow-Problem – und der Grund ist nicht der Kunde, sondern der interne Prozess.
«Der Kunde sagt, er habe diese Position nicht bestellt»
Sie haben die Rechnung gestellt. Der Kunde ruft an und bestreitet zwei Positionen. Sie suchen den Rapport heraus – falls Sie ihn noch finden. Er ist handgeschrieben, die Mengenangabe ist nicht eindeutig, eine Unterschrift des Kunden fehlt. Sie streiten sich, kürzen die Rechnung oder verlieren den Kunden. Beides kostet.
Ein digitaler Stundenzettel mit Kundenunterschrift direkt auf dem Tablet verhindert genau das. Der Kunde unterschreibt, was geleistet wurde – auf der Baustelle, im Moment. Diskussionen bei der Rechnung gibt es keine mehr.
«Ich weiss nicht mehr, welche Rechnungen bezahlt sind»
Word-Dokumente, PDFs im Ordner, E-Mails im Postfach – wer keine zentrale Übersicht hat, verliert den Überblick über offene Posten. Rechnungen, die seit sechs Wochen unbezahlt sind, werden nicht gemahnt, weil sie im Postfach untergegangen sind. Das ist Geld, das dem Betrieb gehört und nicht eingetrieben wird.
QR-Rechnung erstellen mit Werkli – der Prozess, der im Handwerk funktioniert
Werkli ist eine Handwerkersoftware für Schweizer Betriebe. Kein Buchhaltungssystem mit hundert Funktionen, die Sie nie brauchen – sondern der direkte Weg vom Rapport zur bezahlten QR-Rechnung.
Auf der Baustelle: Rapport in der App erfassen
Der Monteur öffnet das Projekt in der Werkli-App. Positionen wählt er aus dem betriebseigenen Leistungsverzeichnis – Arbeitsleistungen, Material, Geräte, alles mit hinterlegtem Einheitspreis. Fotos von der erledigten Arbeit kommen direkt dazu: das ist Ihre Baustellendokumentation, automatisch dem richtigen Auftrag zugeordnet.
Am Ende unterschreibt der Kunde direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Die Unterschrift ist Teil des Rapports. Sie ist nicht mehr verlierbar, nicht mehr bestreitbar.
Mehr zur Rapport-Funktion: werkli.ch/funktionen/rapport
Im Büro: Ein Klick – fertige QR-Rechnung
Der Rapport landet automatisch im System, sobald das Gerät online ist. Im Büro öffnen Sie den abgeschlossenen Rapport und klicken auf «Rechnung erstellen». Werkli übernimmt vollständig automatisch:
- Alle Positionen aus dem Rapport mit Mengen und Einheitspreisen
- Kundenadresse aus der Kontaktverwaltung
- IBAN und Firmendaten aus den Einstellungen
- Mehrwertsteuer, sofern konfiguriert
Das Ergebnis: eine normkonforme QR-Rechnung gemäss Swiss Payment Standards, mit korrekt generiertem Swiss QR Code, in unter einer Minute. Kein Online-Generator, kein Copy-Paste, kein Abtippen.
Die Rechnung versenden Sie als PDF direkt per E-Mail aus Werkli – mit Ihrem Logo, Ihrer Vorlage, Ihrem Text. Alternativ ausdrucken und per Post.
Mehr zur Rechnungs-Funktion: werkli.ch/funktionen/rechnungen
Offene Posten und Mahnwesen ohne Sucherei
Jede Rechnung erscheint nach dem Versand in der Offene-Posten-Übersicht von Werkli. Status: offen. Sie sehen auf einen Blick, was bezahlt ist und was nicht. Geht eine Zahlung ein, setzen Sie den Status auf «bezahlt». Bleibt eine Zahlung aus, erstellt Werkli per Klick eine Zahlungserinnerung oder eine formelle Mahnung – mit korrekter Zahlungsfrist und Verzugszinsangabe. Kein manuelles Suchen, kein E-Mail-Verlauf durchforsten.
Zeiterfassung, Aufmaß und Bautagebuch – alles fliesst automatisch in die Rechnung
Eine QR-Rechnung ist nur so korrekt wie die Daten dahinter. In Werkli sind Zeiterfassung, Rapport und Rechnungsstellung eine einzige Kette ohne Unterbruch:
Zeiterfassung im Handwerk: Arbeitszeiten werden pro Mitarbeiter und Projekt direkt in der App erfasst. Sie fliessen in den Rapport ein – kein separates Stundenblatt, kein Zusammenzählen am Montagmorgen.
Aufmaß digital: Massen für Flächen, Längen und Stückzahlen werden im Rapport erfasst und mit den Einheitspreisen aus dem Leistungsverzeichnis verrechnet. Das Ergebnis ist ein vollständiges, nachvollziehbares Aufmaß – ohne separates Dokument, ohne zweiten Erfassungsschritt.
Bautagebuch digital: Alle Rapporte, Fotos und Notizen zu einem Projekt bilden zusammen die vollständige Projektdokumentation. Wenn ein Kunde drei Monate nach Abschluss behauptet, eine Position sei nicht erbracht worden, öffnen Sie das Projekt, zeigen den unterschriebenen Rapport mit Foto – und das Gespräch ist beendet.
Für wen lohnt sich Werkli konkret?
Werkli ist nicht für jeden Betrieb gleich nützlich. Der grösste Gewinn entsteht, wenn folgende Bedingungen zutreffen:
- Sie schreiben regelmässig Rechnungen.
Bereits ab drei bis vier Rechnungen pro Woche sparen Sie mit Werkli spürbar Zeit. Aus Rapporten werden Rechnungen automatisch erstellt – ohne doppelte Eingabe. - Ihre Mitarbeitenden arbeiten auf mehreren Baustellen gleichzeitig.
Informationen, Rapporte, Fotos und Leistungen landen direkt zentral im System. Das reduziert Rückfragen, Fehler und verlorene Zettel. - Die Administration läuft nebenbei.
Viele kleine und mittlere Betriebe haben keine eigene Büroabteilung. Werkli ist bewusst einfach aufgebaut: keine komplizierte Software, keine Buchhaltungskenntnisse nötig. - Sie arbeiten mit Regie- und Serviceaufträgen.
Gerade bei Elektrikern, Sanitär-, Heizungs- oder Unterhaltsbetrieben ändern sich Leistungen oft spontan vor Ort. Werkli dokumentiert alles direkt auf der Baustelle und vereinfacht die spätere Abrechnung massiv. - Sie möchten weniger Papierchaos und mehr Übersicht.
Rapporte, Rechnungen, Kundenunterschriften und Dokumente sind zentral gespeichert und jederzeit auffindbar. - Sie arbeiten mit einem Treuhänder zusammen.
Alle Unterlagen können sauber als PDF exportiert werden. Kein mühsames Zusammensuchen von Belegen vor dem Jahresabschluss. - Sie möchten professioneller auftreten.
Schnellere Rechnungen, sauber dokumentierte Arbeiten und klare Abläufe sorgen für einen professionellen Eindruck beim Kunden. - Sie wollen weniger Büro und mehr Baustelle.
Werkli wurde speziell dafür entwickelt, administrative Arbeit im Handwerk auf ein Minimum zu reduzieren.
QR-Rechnung erstellen – ohne Abtippen, ohne Sucherei, ohne Fehler
Wenn Sie heute noch für jede QR-Rechnung erstellen müssen, indem Sie Positionen von Hand übertragen, IBAN und Adresse eintippen und hoffen, dass der QR-Code diesmal lesbar bleibt – dann arbeiten Sie mit dem falschen Werkzeug. Nicht weil Word schlecht ist, sondern weil es für diesen Prozess nicht gebaut wurde.
Werkli schliesst die Lücke: Rapport auf der Baustelle – Kundenunterschrift auf dem Tablet – QR-Rechnung per Klick – Versand per E-Mail – offene Posten im Blick. Das ist der gesamte Rechnungsprozess eines Handwerksbetriebs, in einem System, ohne Papier, ohne doppelte Erfassung, ohne Fehlerquellen.
Testen Sie Werkli 30 Tage kostenlos – keine Kreditkarte, monatlich kündbar.
Erstellen Sie Ihre nächste QR-Rechnung direkt aus dem Rapport: in unter 3 Minuten, normkonform, versandfertig.
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