Ersten Mitarbeiter einstellen: Lohn, Versicherungen & GAV

Ersten Mitarbeiter einstellen: Lohn, Versicherungen & GAV

Wer den ersten Mitarbeiter einstellt, meldet ihn bei den Sozialversicherungen an, schliesst die obligatorische Unfallversicherung ab und prüft, ob das Gewerk einem Gesamtarbeitsvertrag untersteht. Dazu kommen ein Arbeitsvertrag und die gesetzliche Arbeitszeiterfassung. So starten Sie sauber als Arbeitgeber – und wissen von Anfang an, welche Pflichten auf Sie zukommen.

Sozialversicherungen anmelden

Ihr erster Gang als frischgebackener Arbeitgeber führt zur AHV-Ausgleichskasse. Dort melden Sie Ihren Mitarbeitenden an. Über die Ausgleichskasse laufen die Beiträge an die AHV, die Invalidenversicherung (IV) und die Erwerbsersatzordnung (EO), ebenso die Arbeitslosenversicherung (ALV). Diese Beiträge teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Ihren Anteil tragen Sie selbst, den Anteil des Mitarbeitenden ziehen Sie direkt vom Lohn ab und überweisen ihn zusammen mit Ihrem Teil an die Kasse.

Sobald der Jahreslohn Ihres Mitarbeitenden über der gesetzlichen Eintrittsschwelle liegt – aktuell bei rund 22'000 Franken –, wird die berufliche Vorsorge (BVG, die Pensionskasse) obligatorisch. Sie müssen sich dann einer Vorsorgeeinrichtung anschliessen und die BVG-Beiträge abrechnen. Wo die genaue Schwelle liegt und welcher Lohnteil versichert wird, wird von Zeit zu Zeit angepasst; prüfen Sie deshalb den aktuellen Stand, bevor Sie den Vertrag aufsetzen.

Obligatorisch ist ausserdem die Unfallversicherung nach UVG. Sie deckt zwei Bereiche ab: Die Prämie für Berufsunfälle zahlt immer der Arbeitgeber. Die Prämie für Nichtberufsunfälle darf bei genügend hohem Arbeitspensum dem Arbeitnehmer vom Lohn abgezogen werden. Dazu kommt die Familienausgleichskasse (FAK), über die die Familienzulagen finanziert werden. Welche Kassen und welche Sätze konkret für Sie gelten, hängt vom Kanton und teils vom Gewerk ab.

In der Praxis heisst das: Sammeln Sie vor dem ersten Arbeitstag die nötigen Angaben – AHV-Nummer, Wohnsitz und Aufenthaltsstatus, Bankverbindung – und melden Sie die Anstellung zeitnah bei den Kassen. Je früher die Anmeldungen laufen, desto weniger Nachträge und Korrekturen fallen später auf dem Lohnkonto an.

Gesamtarbeitsvertrag (GAV) prüfen

Viele Betriebe im Bau- und Ausbaugewerbe unterstehen einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV). Ein allgemeinverbindlich erklärter GAV gilt für alle Betriebe einer Branche – unabhängig davon, ob Sie einem Verband angehören oder nicht. Er regelt unter anderem Mindestlöhne, Arbeitszeit, Ferien, Zulagen und Kündigungsfristen. Ein bekanntes Beispiel ist der Vertrag im Bauhauptgewerbe.

Untersteht Ihr Gewerk einem allgemeinverbindlichen GAV, sind dessen Regeln für Sie verbindlich – Sie dürfen also zum Beispiel nicht unter dem festgelegten Mindestlohn anstellen. Ob und welcher GAV für Sie gilt, hängt vom Gewerk und teils vom Kanton ab. Klären Sie das früh ab, am besten beim zuständigen Branchenverband oder der paritätischen Kommission, bevor Sie Lohn und Arbeitsbedingungen festlegen.

Ein GAV kann zudem Beiträge an einen Berufsbildungs- oder Vollzugsfonds sowie Regeln zu Feiertagen, Überstunden und Zulagen vorschreiben. Rechnen Sie solche Punkte von Beginn an ein, damit Ihre Lohnkalkulation stimmt und Sie nicht im Nachhinein aufstocken müssen. Verbindlich sind immer die aktuell geltenden Bestimmungen – prüfen Sie deren Stand, statt sich auf ältere Angaben zu verlassen.

Arbeitsvertrag und Probezeit

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag schafft von Anfang an Klarheit – über Lohn, Pensum, Aufgaben, Ferien, Kündigungsfristen und die Probezeit. Zwingend schriftlich ist ein Arbeitsvertrag zwar nicht in jeder Form; ein mündlicher Vertrag ist grundsätzlich gültig. In der Praxis ist die schriftliche Form aber dringend zu empfehlen, weil sie im Streitfall festhält, was tatsächlich vereinbart wurde.

Untersteht Ihr Betrieb einem GAV, übernehmen Sie dessen Vorgaben in den Vertrag – etwa zu Mindestlohn, Ferien und Kündigungsfristen. Die Probezeit erlaubt beiden Seiten, die Zusammenarbeit unkompliziert zu beenden, falls es nicht passt. Wie lange sie dauern darf und wie lange die Kündigungsfristen sind, ergibt sich aus dem Gesetz oder einem allfälligen GAV – prüfen Sie die für Sie geltenden Regeln, statt sich auf Faustregeln zu verlassen.

In den Vertrag gehören mindestens die Namen der Parteien, der Stellenbeginn, die Funktion, der Lohn und das Pensum. Sinnvoll sind ausserdem Regelungen zu Ferien, Überstunden, Kündigungsfristen und Probezeit. Eine saubere Vorlage, die Sie pro Anstellung nur noch anpassen, spart Ihnen bei jedem weiteren Mitarbeitenden Zeit und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges vergessen geht.

Quellensteuer beachten

Beschäftigen Sie Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung C, rechnen Sie in der Regel die Quellensteuer direkt über den Lohn ab. Das heisst: Sie ziehen die Steuer bei jeder Lohnzahlung ab und überweisen sie der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung. Der Mitarbeitende erhält den Nettolohn, die Steuer läuft über Sie als Arbeitgeber.

Die anwendbaren Tarife und das genaue Vorgehen unterscheiden sich je nach Kanton und persönlicher Situation des Mitarbeitenden. Melden Sie neue quellensteuerpflichtige Angestellte bei der zuständigen Stelle an und klären Sie im Zweifel früh ab, welcher Tarif gilt – so vermeiden Sie Nachforderungen. Die abgezogene Steuer überweisen Sie fristgerecht an den Kanton; bauen Sie diesen Schritt am besten fest in Ihren Lohnlauf ein, damit er nicht vergessen geht.

Arbeitszeit erfassen – Pflicht

Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden müssen Sie dokumentieren – das schreibt das Arbeitsgesetz vor. Erfasst werden unter anderem die geleisteten Arbeitsstunden und die Pausen, damit sich Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nachvollziehen lassen. Zettelwirtschaft und nachträglich ausgefüllte Stundenlisten sind dabei fehleranfällig und kosten Zeit.

Einfacher wird es mit einer mobilen Zeiterfassung: Ihr Team stempelt direkt auf der Baustelle per Handy ein und aus, die Stunden landen automatisch im System und sind dem richtigen Projekt zugeordnet. Wie die gesetzliche Pflicht genau aussieht und wie Sie sie praktisch umsetzen, lesen Sie im Beitrag zur Zeiterfassungspflicht in der Schweiz.

Einsatz planen und abrechnen

Wer plötzlich ein Team koordiniert, merkt schnell: Zuruf und Whiteboard reichen nicht mehr. Eine einfache Einsatzplanung zeigt Ihnen auf einen Blick, wer wann auf welcher Baustelle ist, und jede Änderung erscheint sofort auf dem Handy Ihrer Mitarbeitenden – Doppelbuchungen und vergessene Umdispositionen fallen weg.

Der zweite Vorteil liegt in der Abrechnung: Wenn Rapport, erfasste Stunden und Lohnbasis im selben System zusammenlaufen, führt der Weg vom geleisteten Einsatz direkt zur Lohnabrechnung – ohne dass Sie Stunden von Zettel zu Tabelle übertragen. So bleibt der administrative Aufwand auch mit Angestellten überschaubar.

Gerade der Übergang vom Einzelkämpfer zum Chef eines kleinen Teams ist der Moment, in dem sich gute Werkzeuge auszahlen: Planung, Zeiterfassung und Rapport greifen ineinander, statt dass drei getrennte Systeme nebeneinander laufen. Fangen Sie klein an – eine Woche digital planen, das Team die App installieren lassen – und weiten Sie es aus, sobald es rundläuft.

Häufige Fragen

Welche Versicherungen muss ich für Angestellte abschliessen?

Über die AHV-Ausgleichskasse rechnen Sie AHV, IV, EO und die ALV ab. Dazu kommen die berufliche Vorsorge (BVG) ab dem Schwellenlohn, die obligatorische Unfallversicherung (UVG) und die Familienausgleichskasse (FAK).

Ab welchem Lohn ist die Pensionskasse Pflicht?

Die berufliche Vorsorge wird obligatorisch, sobald der Jahreslohn über der gesetzlichen Eintrittsschwelle liegt – aktuell bei rund 22'000 Franken. Da dieser Wert periodisch angepasst wird, prüfen Sie am besten den aktuellen Stand.

Was ist ein GAV und betrifft er mich?

Ein Gesamtarbeitsvertrag ist ein für eine Branche verbindlicher Vertrag mit Mindestlöhnen sowie Arbeitszeit- und Ferienregeln. Ist er allgemeinverbindlich erklärt, gilt er für alle Betriebe des Gewerks. Prüfen Sie, ob Ihr Gewerk einem GAV untersteht.

Muss ich die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Die Dokumentation der Arbeitszeit ist im Arbeitsgesetz vorgeschrieben. Eine mobile Zeiterfassung erledigt das automatisch und nachvollziehbar.

Brauche ich einen schriftlichen Arbeitsvertrag?

Nicht in jeder Form zwingend – ein Arbeitsvertrag ist grundsätzlich auch mündlich gültig. Dringend empfohlen ist die schriftliche Form aber trotzdem, weil sie im Streitfall Klarheit über das Vereinbarte schafft.

Fazit

Den ersten Mitarbeiter einzustellen ist weniger kompliziert, als es zuerst wirkt – wenn Sie die Reihenfolge kennen. Melden Sie ihn bei der AHV-Ausgleichskasse an, klären Sie BVG, UVG und FAK, prüfen Sie einen allfälligen GAV und halten Sie das Wichtigste in einem Arbeitsvertrag fest.

Was danach im Alltag wirklich zählt, ist ein sauberer Ablauf: Einsätze planen, Stunden erfassen, abrechnen – am besten in einem System. Wer Einsatzplanung und Zeiterfassung zusammendenkt, behält auch mit wachsendem Team den Überblick und erfüllt die gesetzliche Erfassungspflicht ganz nebenbei.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Sozialversicherungs- und GAV-Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Gewerk und Kanton; massgebend sind die aktuellen Vorgaben der zuständigen Stellen. Klären Sie Ihren Fall im Zweifel mit einer Fachperson ab.

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