Zeiterfassungspflicht Schweiz: Was 2026 für Handwerksbetriebe gilt

Ja – die Zeiterfassung ist in der Schweiz Pflicht: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden dokumentieren, so verlangt es Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG). Für Handwerksbetriebe heisst das: Beginn und Ende der täglichen Arbeit sowie Pausen ab 30 Minuten festhalten und fünf Jahre aufbewahren. Welche Ausnahmen gelten, was bei Kontrollen droht und wie Sie die Pflicht ohne Zettelwirtschaft erfüllen – der Überblick.

Ist die Zeiterfassung im Handwerk Pflicht?

Ja. Die Dokumentationspflicht trifft den Arbeitgeber – nicht die Mitarbeitenden. Sie dürfen das Erfassen an Ihre Leute delegieren (jeder stempelt selbst), verantwortlich für vollständige und korrekte Aufzeichnungen bleibt aber der Betrieb. Die Pflicht gilt unabhängig von der Grösse: Auch ein Betrieb mit einem einzigen Angestellten muss dessen Arbeitszeiten dokumentieren.

Nicht unter die Arbeitszeitvorschriften fallen nur wenige:

• Inhaberinnen und Inhaber: Wer selbständig ist oder den eigenen Betrieb führt, muss für sich selbst nichts erfassen – sinnvoll ist es trotzdem, Stichwort verrechenbare Stunden.
• Höhere leitende Angestellte: Wer im Betrieb echte Entscheidungsgewalt hat (Art. 3 lit. d ArG), ist von den Arbeitszeitvorschriften ausgenommen – im KMU-Handwerk betrifft das selten mehr als die Geschäftsführung.
• Familienbetriebe: Ehepartner sowie Verwandte in gerader Linie, die im Betrieb mitarbeiten, sind vom Arbeitsgesetz ausgenommen (Art. 4 ArG).

Für alle anderen gilt die Pflicht ohne Wenn und Aber – für den Monteur auf der Baustelle genauso wie für den Lehrling und die kaufmännische Angestellte im Büro.

Was genau muss erfasst werden?

Massgebend ist Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1). Aus Ihren Aufzeichnungen muss ersichtlich sein:

• die täglich und wöchentlich geleistete Arbeitszeit inklusive Überzeit – mit ihrer Lage, also wann sie begonnen und geendet hat;
• Pausen von einer halben Stunde und mehr;
• die gewährten wöchentlichen Ruhetage beziehungsweise Ersatzruhetage;
• bei Nacht- oder Sonntagseinsätzen – etwa im Notdienst – zusätzlich deren genaue Zeiten; solche Einsätze sind bewilligungspflichtig und mit Lohnzuschlägen verbunden.

Diese Verzeichnisse müssen Sie mindestens fünf Jahre aufbewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1) und den Behörden sowie den betroffenen Mitarbeitenden auf Verlangen vorlegen können. Das Format ist frei: Papier, Excel oder App sind alle zulässig, solange die Angaben vollständig und nachvollziehbar sind.

Welche Ausnahmen und Erleichterungen gibt es?

Die Verordnung kennt drei Stufen – entscheidend ist, wie frei die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit selbst gestalten können:

Für den Baustellen-Alltag heisst das ehrlicherweise: Der Verzicht ist im Handwerk praktisch bedeutungslos, und die vereinfachte Erfassung passt höchstens für einzelne Kaderleute. Wer auf Montage arbeitet, dessen Zeiten gehören vollständig erfasst – schon weil Sie dieselben Stunden ohnehin für Rapport und Rechnung brauchen.

Höchstarbeitszeit, Pausen, Überzeit: die wichtigsten Eckwerte

• Höchstarbeitszeit: Für die meisten Handwerksbetriebe gilt die 50-Stunden-Woche (Art. 9 ArG). Für das Büropersonal gilt die 45-Stunden-Grenze – in einem Betrieb können also beide Werte nebeneinander bestehen.
• Pausen: Ab 5½ Stunden Arbeit mindestens 15 Minuten, ab 7 Stunden 30 Minuten, ab 9 Stunden eine Stunde (Art. 15 ArG). Pausen gelten nicht als Arbeitszeit, wenn der Arbeitsplatz verlassen werden darf.
• Überzeit: Stunden über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit sind mit einem Zuschlag von 25 % zu vergüten oder – im Einverständnis – durch Freizeit gleicher Dauer auszugleichen (Art. 13 ArG). Erlaubt sind höchstens 2 Überzeitstunden pro Tag und 140 Stunden pro Jahr bei der 50-Stunden-Woche.
• GAV beachten: Der Landesmantelvertrag im Bauhauptgewerbe, der GAV suissetec und andere Gesamtarbeitsverträge regeln Sollarbeitszeit, Zuschläge und Stundenkontrolle oft strenger als das Gesetz – Ihr GAV geht in diesen Punkten vor.

Was droht ohne Zeiterfassung?

Fehlende Aufzeichnungen werden auf vier Wegen teuer:

• Behördenkontrolle: Die kantonalen Arbeitsinspektorate kontrollieren die Verzeichnisse. Wer keine vorlegen kann, wird verwarnt und erhält Auflagen; wer sich widersetzt, riskiert eine Verfügung und Busse nach den Strafbestimmungen des ArG.
• GAV-Kontrolle: In GAV-Branchen wie dem Bauhauptgewerbe prüfen paritätische Kommissionen die Stundennachweise. Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen können Konventionalstrafen und Lohnnachzahlungen nach sich ziehen.
• Lohnstreit: Der heikelste Fall: Klagt ein ehemaliger Mitarbeiter Überstunden ein und der Betrieb hat keine eigenen Aufzeichnungen, stellen Gerichte regelmässig auf die plausiblen privaten Aufzeichnungen des Mitarbeiters ab. Dann zahlen Sie Stunden, die Sie nie kontrollieren konnten.
• Verlorener Umsatz: Ganz ohne Behörde: Was nicht erfasst ist, wird nicht verrechnet. Gerade im Regiegeschäft sind nicht dokumentierte Stunden schlicht verschenktes Geld.

Papier, Excel oder App: So erfüllen Sie die Pflicht im Alltag

Das Gesetz schreibt den Inhalt vor, nicht das Werkzeug. Der Stundenzettel auf Papier und die Excel-Tabelle sind also zulässig – in der Praxis haben beide dieselben Schwächen: Sie werden abends oder Ende Woche aus dem Gedächtnis ausgefüllt, gehen zwischen Bus und Büro verloren und müssen fürs Abrechnen nochmals abgetippt werden. Genau daran scheitern die meisten Kontrollen – nicht am fehlenden Willen, sondern an der Zettelwirtschaft.

Im Handwerk gibt es dafür einen naheliegenden Ausweg: die Arbeitszeit dort erfassen, wo sie ohnehin dokumentiert wird – auf der Baustelle. Mit der Zeiterfassung von Werkli stempeln Ihre Leute morgens am Handy ein, Pausen und Überzeit werden automatisch festgehalten, und dieselben Stunden fliessen direkt in den digitalen Rapport und in die Rechnung. Die ArG-Dokumentation entsteht so als Nebenprodukt der Abrechnung – ohne doppelte Erfassung, jederzeit exportierbar und sauber archiviert.

Ein Punkt noch zum Datenschutz: Erfassen Sie, was das Gesetz verlangt – nicht mehr. Eine dauernde Überwachung des Verhaltens der Mitarbeitenden, etwa per GPS-Dauerortung, ist unzulässig (Art. 26 ArGV 3); das Ein- und Ausstempeln pro Baustelle genügt vollauf.

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Ist die Zeiterfassung in der Schweiz Pflicht?

Ja. Art. 46 ArG verpflichtet Arbeitgeber, Verzeichnisse über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu führen. Für die meisten Angestellten heisst das: Beginn, Ende und Pausen dokumentieren. Nur unter engen Voraussetzungen genügt die tägliche Gesamtdauer (vereinfachte Erfassung) oder entfällt die Pflicht ganz (Verzicht).

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für den Chef?

Für Inhaberinnen und Inhaber selbst nicht – das Arbeitsgesetz schützt Arbeitnehmende. Ausgenommen sind auch Angestellte mit höherer leitender Tätigkeit sowie im Familienbetrieb mitarbeitende Ehepartner und Verwandte in gerader Linie. Alle übrigen Angestellten müssen erfasst werden.

Wie lange müssen Arbeitszeit-Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Mindestens fünf Jahre (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Dienen die Stunden zugleich als Abrechnungsbeleg – etwa im unterschriebenen Rapport –, gilt für diese Belege die buchhalterische Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Art. 958f OR).

Reicht eine Excel-Tabelle für die Zeiterfassung?

Rechtlich ja: Das Format ist frei, solange Arbeitszeiten, Pausen und Überzeit vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind. In der Praxis scheitert Excel meist daran, dass die Baustelle die Zeiten erst abends nachträgt – eine App erfasst die Zeiten dort, wo sie entstehen.

Müssen Pausen erfasst werden?

Pausen von 30 Minuten und mehr müssen aus den Aufzeichnungen ersichtlich sein. Vorgeschrieben sind mindestens 15 Minuten ab 5½ Stunden Arbeit, 30 Minuten ab 7 Stunden und eine Stunde ab 9 Stunden Arbeitszeit (Art. 15 ArG).

Was kostet eine Zeiterfassungs-App für Handwerksbetriebe?

Bei Werkli ist die Zeiterfassung in jedem Paket enthalten: «Solo» kostet CHF 50 pro Monat (1 Benutzer), «Trupp» CHF 80 pro Monat (1 Büro- und 3 App-Lizenzen), «Mannschaft» CHF 160 pro Monat. Testen ist 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

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