Stundenzettel-Vorlage Schweiz: Gratis Word-, Excel- & PDF-Vorlage
Gratis Stundenzettel-Vorlage für Schweizer Betriebe als Word, Excel und PDF – die Excel-Version rechnet die Stunden automatisch. Plus: was das Arbeitsgesetz zur Zeiterfassung verlangt und wo der Zettel an Grenzen stösst.
Ein Stundenzettel hält fest, wann ein Mitarbeiter wie lange gearbeitet hat. Hier finden Sie eine gratis Stundenzettel-Vorlage als Word, Excel und PDF – die Excel-Version rechnet die Stunden automatisch zusammen – plus das Wichtigste zur gesetzlichen Zeiterfassung.
Gratis-Download: Stundenzettel-Vorlage als Word, Excel & PDF
- Word-Vorlage (.docx) herunterladen – zum Anpassen und Ausdrucken.
- Excel-Vorlage (.xlsx) herunterladen – rechnet Arbeitszeit und Pausen automatisch zusammen.
- PDF-Vorlage (.pdf) herunterladen – zum Ausdrucken und von Hand ausfüllen.
Kein E-Mail-Zwang, keine Registrierung – herunterladen und loslegen.
Stundenzettel oder Rapport – was ist der Unterschied?
Ein Stundenzettel erfasst die reine Arbeitszeit pro Mitarbeiter – die Basis für Lohn und Zeiterfassung. Ein Rapport hält dagegen Leistung und Material pro Auftrag fest und dient der Verrechnung an den Kunden. Für Auftragsrapporte nutzen Sie besser die passende Rapport-Vorlage; für die reine Arbeitszeit ist der Stundenzettel das richtige Werkzeug.
Was gehört auf einen Stundenzettel?
- Name des Mitarbeiters und die Woche bzw. der Monat
- Datum, Von- und Bis-Zeit sowie Pausen
- das Tages- und Wochentotal
- optional Projekt oder Kunde
- Unterschrift von Mitarbeiter und Vorgesetztem
Was das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verlangt
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter dokumentieren (Art. 46 ArG in Verbindung mit Art. 73 ArGV 1). Pausen ab 30 Minuten sind auszuweisen, und die Verzeichnisse sind fünf Jahre aufzubewahren. Was 2026 im Detail gilt – inklusive vereinfachter Erfassung – lesen Sie unter Zeiterfassungspflicht Schweiz.
Stundenzettel ausfüllen: Beispielwoche mit Pausen
So sieht eine korrekt ausgefüllte Woche eines Monteurs bei einer 42-Stunden-Woche aus. Pausen werden in Minuten eingetragen und von der Anwesenheit abgezogen; die Excel-Vorlage rechnet das automatisch:
Tag | Projekt / Kunde | Von | Bis | Pause (Min.) | Std. |
|---|---|---|---|---|---|
Montag | Umbau Müller, Seestrasse | 07:00 | 16:30 | 45 | 8.75 |
Dienstag | Umbau Müller, Seestrasse | 07:00 | 17:00 | 60 | 9.00 |
Mittwoch | Service Keller AG | 07:30 | 12:00 | 0 | 4.50 |
Mittwoch | Neubau Weber, Halde | 13:00 | 17:00 | 0 | 4.00 |
Donnerstag | Neubau Weber, Halde | 07:00 | 16:00 | 45 | 8.25 |
Freitag | Neubau Weber, Halde | 07:00 | 15:00 | 30 | 7.50 |
Total Woche | 42.00 |
Zwei Einsätze am selben Tag bekommen zwei Zeilen, damit die Stunden dem richtigen Projekt zugeordnet bleiben. Der Mittag am Mittwoch zählt nicht als Pause, weil die Arbeitszeit unterbrochen war. Das Total entspricht der Sollzeit, es entstehen keine Überstunden.
Stundenzettel, Überstunden und GAV
Der Stundenzettel ist die Grundlage für zwei Begriffe, die oft verwechselt werden. Überstunden sind Stunden über der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit; sie sind nach Art. 321c OR mit einem Zuschlag von 25 % zu entlöhnen, sofern sie nicht durch Freizeit kompensiert werden oder der Arbeitsvertrag etwas anderes regelt. Überzeit ist Arbeit über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit nach Arbeitsgesetz, für die meisten Handwerks- und Baubetriebe 50 Stunden pro Woche. Gesamtarbeitsverträge wie der Landesmantelvertrag im Bauhauptgewerbe kennen zudem eigene Regeln zu Jahresarbeitszeit, Zuschlägen und Kompensation. Deshalb gehören auf jeden Stundenzettel die Sollzeit, das Total und der Saldo – nur so sehen beide Seiten, ob Mehr- oder Minusstunden auflaufen. Was das Gesetz genau verlangt, steht im Beitrag zur Zeiterfassungspflicht.
Stundenzettel pro Mitarbeiter oder pro Projekt?
Die Vorlage hier ist pro Mitarbeiter aufgebaut, weil Lohn und Arbeitsgesetz die Person betreffen. Wer wissen will, was eine Baustelle gekostet hat, braucht dieselben Stunden pro Projekt. Auf Papier heisst das doppelt führen oder abends umtragen. Die Wochenrapport-Vorlage im Beitrag Rapport-Vorlage kombiniert beides, bleibt aber Handarbeit. Erst mit digitaler Zeiterfassung wird jede Stunde einmal erfasst und steht gleichzeitig beim Mitarbeiter, beim Projekt und in der Nachkalkulation.
Vom Stundenzettel zur Lohnabrechnung
Am Monatsende wandern die Stundenzettel zum Büro oder Treuhänder: Totale addieren, Überstunden und Ferien nachführen, Absenzen prüfen, dann die Lohnabrechnung. Wer auf Papier arbeitet, sollte die Zettel wöchentlich unterschreiben lassen und monatlich kopieren, damit nichts verloren geht. Digital exportieren Sie die Monatsstunden pro Mitarbeiter mit Überstunden- und Feriensaldo direkt an den Treuhänder.
Wo der Zettel an Grenzen stösst
Auf Papier müssen die Stunden für den Lohn abgetippt werden, Zettel gehen verloren und eine Auswertung ist mühsam. Wer die Zeit direkt mobil erfasst, spart diesen Schritt – und verbindet die Zeit gleich mit dem Rapport und der Rechnung.
Häufige Fragen
Sind Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichtet? Ja. Das Arbeitsgesetz verlangt die Dokumentation der Arbeitszeit; für bestimmte Mitarbeitende ist eine vereinfachte Erfassung möglich.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren? Die Arbeitszeit-Verzeichnisse sind fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 ArGV 1).
Was ist besser: Stundenzettel oder App? Für einzelne Mitarbeiter reicht ein Zettel. Sobald mehrere Personen im Einsatz sind, spart die mobile Erfassung Zeit und verhindert Übertragungsfehler.
Müssen Pausen auf dem Stundenzettel stehen? Ja, Pausen von einer halben Stunde und mehr müssen dokumentiert werden (Art. 73 ArGV 1). Kürzere Pausen nicht, sie gelten bei vielen Betrieben als bezahlte Arbeitszeit – das regelt der Arbeitsvertrag oder GAV.
Darf der Arbeitgeber den Stundenzettel korrigieren? Nur in Absprache mit dem Mitarbeiter und nachvollziehbar, etwa bei offensichtlichen Tippfehlern. Deshalb unterschreiben beide Seiten; Korrekturen werden datiert und begründet, statt den alten Eintrag zu löschen.