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Offerte-Vorlage Schweiz: Gratis Word-, Excel- & PDF-Vorlage + Anleitung

Offerte vorlage

Gratis Offerte-Vorlage für Schweizer Handwerksbetriebe als Word, Excel und PDF – inklusive Pflichtangaben, MWST 8.1 %, Gültigkeitsdauer und einer Anleitung, wie eine verbindliche Offerte aufgebaut ist.

Eine überzeugende Offerte entscheidet oft darüber, ob Sie den Auftrag bekommen. Hier finden Sie eine kostenlose Offerte-Vorlage für Schweizer Handwerksbetriebe als Word-, Excel- und PDF-Datei – mit allen Angaben, die eine verbindliche Offerte enthalten sollte, plus einer kurzen Anleitung zu Aufbau, MWST und Gültigkeit.

Gratis-Download: Offerte-Vorlage als Word, Excel & PDF

Kein E-Mail-Zwang, keine Registrierung – herunterladen, Firmenlogo einsetzen und loslegen.

Was gehört in eine Offerte?

Damit eine Offerte professionell wirkt und im Streitfall trägt, sollte sie diese Angaben enthalten:

  • Ihre vollständigen Firmendaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail, allenfalls MWST-Nummer)
  • Kunde und Objekt bzw. Bauvorhaben mit Adresse
  • eine eindeutige Offert-Nummer und das Datum
  • einen klaren Leistungsbeschrieb je Position mit Menge, Einheit und Einheitspreis
  • Zwischentotal, MWST 8.1 % separat ausgewiesen und Total inklusive MWST
  • die Gültigkeitsdauer (üblich sind 30 Tage)
  • Zahlungs- und Ausführungskonditionen

Zur MWST: Erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 sind Sie MWST-pflichtig. Sind Sie es, weisen Sie den Normalsatz von 8.1 % (seit 1.1.2024) separat aus. Wie die MWST im Handwerk funktioniert – inklusive Saldosteuersatz – lesen Sie im Beitrag MWST im Handwerk.

Offerte oder Kostenvoranschlag? Der wichtige Unterschied

Eine Offerte mit fester Preisangabe ist verbindlich – Sie sind an den genannten Preis gebunden. Ein Kostenvoranschlag (Art. 375 OR) ist dagegen nur eine unverbindliche Schätzung, die überschritten werden darf. Kennzeichnen Sie das Dokument deshalb eindeutig. Die Details erklärt der Beitrag Offerte vs. Kostenvoranschlag.

So füllen Sie die Vorlage richtig aus

Kalkulieren Sie Ihre Positionen auf Basis eines realistischen Stundensatzes – wie Sie ihn berechnen, zeigt der Beitrag Stundensatz berechnen. Beschreiben Sie jede Leistung so konkret, dass der Kunde sie versteht, und kennzeichnen Sie Arbeiten, die nach Aufwand (Regie) abgerechnet werden. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Offerte erstellen.

Wann die Vorlage an ihre Grenzen stösst

Für die erste Offerte reicht die Vorlage problemlos. Sobald Sie aber regelmässig Offerten schreiben, wird es mühsam: Es gibt keine Nummern- und Statusverwaltung (offen, angenommen, abgelehnt), und jede Position müssen Sie später für die Rechnung erneut erfassen. Ein Offertprogramm übernimmt genau das – und die Offerten-Software von Werkli macht aus der angenommenen Offerte auf Knopfdruck Rapport und QR-Rechnung, ohne doppelte Erfassung.

Häufige Fragen

Ist eine Offerte in der Schweiz verbindlich? Eine Offerte mit fester Preisangabe ist verbindlich, sobald der Kunde sie annimmt. Ein als solcher gekennzeichneter Kostenvoranschlag ist hingegen eine unverbindliche Schätzung.

Muss ich auf der Offerte die MWST ausweisen? Nur wenn Sie MWST-pflichtig sind (ab CHF 100'000 Jahresumsatz). Dann weisen Sie 8.1 % separat aus. Nicht MWST-Pflichtige vermerken das am besten mit einem kurzen Hinweis.

Wie lange ist eine Offerte gültig? Das legen Sie selbst fest – üblich sind 30 Tage. Danach können sich Material- und Lohnkosten ändern, deshalb sollten Sie die Gültigkeit immer angeben.